オフィスでのプリンターやコピー機の設置場所、悩んでいませんか？適切な設置場所を選ぶことで、業務効率が大きく向上し、社員のストレス軽減にもつながります。本記事では、プリンター・コピー機の最適な設置場所選びのポイントを徹底解説します。
目次
- プリンター・コピー機の設置で失敗しないために
- 設置場所を決める3つの基準
- 必須条件チェックリスト
- タイプ別・最適な設置場所
- 業務効率を最大化する配置のコツ
- 失敗例と対策
- まとめ：設置場所の最終チェックリスト
1. プリンター・コピー機の設置で失敗しないために
なぜ設置場所が重要なのか
プリンターやコピー機の設置場所は、以下の3つの観点から非常に重要です：
- 業務効率への影響
- 1日あたりの移動時間のロス
- 待ち時間の発生
- 作業動線の混雑
- メンテナンスコスト
- 用紙補給の手間
- トナー交換の効率
- 故障時の対応しやすさ
- オフィス環境の快適さ
- 騒音問題
- 熱対策
- スペースの有効活用
実際の導入事例では、適切な設置場所の見直しにより、印刷関連の業務時間が最大30%削減された例もあります。
本記事で解決できること
- 最適な設置場所の選定方法
- インフラ面での注意点
- 社員の動線を考慮した配置
- 将来の拡張性への対応
- コスト削減のポイント
2. 設置場所を決める3つの基準
2-1. 作業効率の基準
プリンター・コピー機の設置場所を決める際、最も重要なのが作業効率の基準です。具体的には以下の項目をチェックします：
- アクセシビリティ
- 各デスクからの移動時間が3分以内
- 通路幅は最低1.2m以上を確保
- 車椅子でのアクセスも考慮
- 作業スペース
- 本体前面に1.5m以上の作業空間
- 用紙やトナーの保管場所まで5m以内
- 複数人での同時作業が可能な広さ
- 動線の効率
- 主要な通路に面している
- 部署間の中間地点
- エレベーターやコピー室との関係
2-2. インフラ面の基準
次に重要なのが、インフラ面での基準です：
- 電源設備
- 専用回路の確保（20A以上推奨）
- アース端子の設置
- UPSの設置スペース
- ネットワーク環境
- 有線LANの引き込み
- WiFi電波強度の確認
- セキュリティ区画の考慮
- 空調管理
- エアコンの風が直接当たらない
- 換気が十分な場所
- 温度管理が容易な環境
2-3. 安全面の基準
安全面での基準も見落とせません：
- 防災対策
- 避難経路を妨げない
- 消火器からの距離
- 防火区画との関係
- セキュリティ
- 監視カメラの死角にならない
- 部外者の動線から分離
- 機密文書の取り扱い
3. 必須条件チェックリスト
3-1. 電源・配線関連
電源と配線については、以下の点を必ずチェックしましょう：
□ 電源容量の確認
- 単相200V対応の有無
- ブレーカーの容量
- 同一回路の他の機器
□ LANケーブルの配線
- カテゴリー6以上推奨
- 予備配線の確保
- 配線ピットとの位置関係
□ アース工事
- アース端子の設置場所
- 静電気対策
3-2. スペース要件
必要なスペースは以下の通りです：
□ 本体設置スペース
- 幅：実機＋600mm以上
- 奥行：実機＋800mm以上
- 高さ：実機＋500mm以上
□ メンテナンスエリア
- 背面：500mm以上
- 側面：各300mm以上
- 作業用通路：1.2m以上
3-3. 環境条件
環境面での必須条件は：
□ 温湿度管理
- 温度：10-30℃
- 湿度：20-80%
- 結露対策
□ 照明条件
- 明るさ：500lux以上
- グレア（まぶしさ）対策
- 作業性の確保
4. タイプ別・最適な設置場所
4-1. オープンオフィスの場合
オープンオフィスでは、以下の3つの配置パターンが効果的です：
- センター配置型
- メリット
- アクセス距離の平準化
- 動線の効率化
- 管理のしやすさ
- デメリット
- 騒音の影響が大きい
- スペースの確保が必要
- 集中度への影響
- コーナー配置型
- メリット
- 騒音の分散
- スペース効率が良い
- 部署別管理が容易
- デメリット
- アクセス距離の偏り
- 動線が複雑化
- 拡張性に制限
- 分散配置型
- メリット
- 待ち時間の削減
- 部署別のカスタマイズ
- リスクの分散
- デメリット
- 管理コストの増加
- 設備投資の増大
- スペース効率の低下
4-2. 個室型オフィスの場合
個室型オフィスでは、以下の配置方法が効果的です：
- 共有スペースの活用
- 休憩室隣接型
- 会議室近接型
- コピールーム設置型
- 通路配置のポイント
- 防音壁の設置
- 作業スペースの確保
- 動線の整理
5. 業務効率を最大化する配置のコツ
5-1. アクセス時間の最適化
効率的なアクセスのために、以下の点に注意しましょう：
- 部署からの距離
- 印刷頻度の高い部署を優先
- 平均移動時間を考慮
- エレベーターとの位置関係
- 待ち時間の対策
- 複数台設置の検討
- 時間帯別の利用分析
- 予約システムの導入
5-2. メンテナンス効率の向上
日常的なメンテナンスを考慮した配置が重要です：
- 消耗品の補給
- 保管場所との距離
- 補給ルートの確保
- 在庫管理のしやすさ
- トラブル対応
- サービス担当者の作業性
- 部品交換のスペース
- 緊急時の対応ルート
6. よくある失敗例と対策
6-1. スペース関連の失敗
□ 通路幅の不足
- 問題点
- 人の往来に支障
- 作業効率の低下
- 安全性の懸念
- 対策
- 最低1.2mの通路確保
- 作業スペースの明確な区画
- レイアウトの定期的な見直し
□ 拡張性考慮の不足
- 問題点
- 増設時の対応困難
- 配線の制限
- コストの増大
- 対策
- 将来計画の織り込み
- 余裕スペースの確保
- モジュール式レイアウト
6-2. 環境面での失敗
□ 騒音対策の不足
- 問題点
- 集中力への影響
- コミュニケーション阻害
- ストレス増加
- 対策
- 防音パネルの設置
- 遮音カーテンの活用
- 配置場所の見直し
□ 空調管理の失敗
- 問題点
- 機器の故障リスク
- 用紙の品質劣化
- 作業環境の悪化
- 対策
- 温湿度計の設置
- 空調システムの調整
- 通気性の改善
7. まとめ：設置場所の最終チェックリスト
プリンター・コピー機の設置場所 15のチェックポイント
- □ 電源容量は十分か
- □ ネットワーク環境は整っているか
- □ 作業スペースは確保できているか
- □ 通路幅は適切か
- □ 温湿度管理は可能か
- □ 防音対策は十分か
- □ セキュリティは確保されているか
- □ メンテナンス性は考慮されているか
- □ 将来の拡張性はあるか
- □ 消耗品の保管場所は適切か
- □ 避難経路を妨げていないか
- □ 照明条件は十分か
- □ 部署からのアクセスは良好か
- □ 配線ルートは確保できているか
- □ 床荷重は問題ないか
最後に
プリンター・コピー機の設置場所は、オフィスの業務効率を大きく左右する重要な要素です。本記事で解説した15のチェックポイントを参考に、御社の環境に最適な設置場所を選定してください。
定期的な見直しも重要です。オフィスレイアウトの変更や、機器の更新時期に合わせて、設置場所の適正を再確認することをお勧めします。
