大型複合機のカウンター料金とは？相場や選び方を解説

現代のビジネスシーンにおいて、大型複合機はもはや単なる事務機器ではありません。コピー、プリンター、スキャナー、FAXといった基本機能に加え、高度なネットワーク連携、セキュリティ機能を搭載した最新機種が登場し、オフィスの生産性向上に貢献する、まさに「ビジネス・ハブ」へと進化を遂げています。

本稿では、大型複合機の基礎知識から最新トレンド、導入のメリット・デメリット、選び方のポイントに加え、リース契約における重要な要素である「カウンター料金」について詳細に解説いたします。

大型複合機とは？

大型複合機とは、A3サイズ以上の用紙に対応した複合機のことです。オフィスや学校、官公庁など、大量の文書処理が必要な場所で広く活用されています。

主な機能

コピー: 書類を高速・高画質に複写します。近年では、両面コピー、拡大・縮小コピー、集約コピー、ポスター作成など、多様なコピー機能が搭載されています。
プリンター: パソコンやモバイル端末からデータを出力します。高解像度印刷、ポスター印刷、冊子印刷など、用途に合わせた印刷が可能です。
スキャナー: 書類をデジタルデータに変換し、パソコンやサーバーに保存したり、メールで送信したりすることができます。OCR機能を搭載した機種では、スキャンした文書をテキストデータに変換することも可能です。
FAX: 電話回線を利用して、書類を電子的に送受信します。インターネットFAXに対応した機種では、電話回線を使わずにFAXを送受信することもできます。
ファイリング機能: スキャンしたデータを複合機内部やネットワーク上のサーバーに保存し、必要な時に簡単に呼び出すことができます。文書管理の効率化に役立ちます。
その他: ADF（自動原稿送り装置）、両面印刷、ホチキス留め、パンチ穴あけ、折りたたみ、ブックレット作成など、作業効率を向上させる様々な機能が搭載されています。

大型複合機のメリット

業務効率化: コピー、印刷、スキャンなどの作業を1台で行えるため、業務効率が向上します。
セキュリティ向上: ICカード認証や生体認証など、高度なセキュリティ機能を搭載した機種を選ぶことで、情報漏洩のリスクを低減できます。
高画質・高機能: 最新の機種では、高画質・高精細な印刷やスキャンが可能です。また、自動両面印刷やステープル機能など、便利な機能も充実しています。
ネットワーク対応: ネットワークに接続することで、複数のパソコンやモバイル端末から印刷やスキャンが可能です。
環境への配慮: 省エネ設計やトナーカートリッジのリサイクルなど、環境に配慮した機種が増えています。
カラー印刷の品質向上: フルカラーの複合機では、従来のCMYKに加え、ライトシアンやライトマゼンタなどのインクを搭載することで、より鮮やかで自然な色再現が可能になっています。写真やグラフィックなどをより美しく、リアルに印刷することができます。

大型複合機のデメリット

初期費用が高い: 高機能な機種ほど、初期費用が高額になります。
故障時の影響が大きい: 1台で様々な機能を担っているため、故障した場合、業務に大きな影響が出ます。定期的なメンテナンスや保守契約の締結が重要です。
設置スペースが必要: 大型複合機は、ある程度の設置スペースが必要です。設置場所の広さや重量制限などを事前に確認しましょう。
消費電力が高い: 高機能な機種ほど、消費電力が高くなる傾向があります。省エネモードを活用するなど、節電対策を心がけましょう。
専門知識が必要な場合がある: 高度な機能を使いこなすには、専門知識が必要な場合があります。メーカーが提供するトレーニングやマニュアルを活用しましょう。
セキュリティ対策が必要: ネットワークに接続する場合、セキュリティ対策をしっかり行う必要があります。ファイアウォールやウイルス対策ソフトの導入、アクセス制限の設定などを行いましょう。
カラー印刷のコスト: カラー印刷はモノクロ印刷に比べてコストが高くなる傾向があります。カラー印刷の必要性をよく検討し、無駄な印刷を避けましょう。
インク・トナーの管理: フルカラーの場合、インク・トナーの種類が増えるため、在庫管理が煩雑になる可能性があります。適切な在庫管理システムを導入しましょう。

大型複合機のカウンター料金とは？

カウンター料金とは、大型複合機をリース契約で利用する際に、印刷枚数に応じて支払う料金体系のことです。複合機に内蔵されたカウンターでカウントされた印刷枚数に基づいて料金が決定されます。

カウンター料金のメリット

ランニングコストの明確化
- 印刷枚数に比例して料金が発生するため、毎月のランニングコストを予測しやすくなります。
- 予算計画が立てやすく、コスト管理の意識向上にもつながります。
トナー代・メンテナンス費用の削減
- カウンター料金には、トナー代や定期メンテナンス費用が含まれている場合がほとんどです。
- トナーの購入や交換の手間、メンテナンス費用の変動に頭を悩ませる必要がありません。
突発的な費用の抑制
- 複合機の故障や修理に伴う費用も、カウンター料金に含まれているケースが多いです。
- 予期せぬ出費を抑え、安定した運用が可能になります。
最新機種の利用
- リース契約期間満了後、新しい機種に交換できることが多いです。
- 常に最新の機能 and 性能を享受し、業務効率化を促進できます。
インク・トナー管理の簡素化
- トナー残量を気にしたり、在庫管理を行う必要性が減ります。
- インク・トナー切れによる業務の遅延を防ぐことができます。
環境負荷の軽減
- リース会社がトナーカートリッジの回収 and リサイクルを行うため、環境負荷軽減に貢献できます。
- 企業のCSR活動の一環として、環境への意識向上をアピールできます。
事務処理の効率化
- トナー購入やメンテナンス依頼などの事務処理を削減できます。
- 本業に集中できる時間を増やし、生産性向上に貢献します。

カウンター料金のデメリット

印刷枚数が少ない場合の割高感
- 毎月一定の印刷枚数がある程度見込める場合にメリットを発揮します。
- 印刷枚数が少ない場合は、カウンター料金が割高に感じる可能性があります。
印刷枚数が多い場合のコスト増
- 印刷枚数が多いほど、カウンター料金も高額になります。
- 大量に印刷する場合は、コスト削減効果が薄れる可能性があります。
契約期間の縛り
- リース契約期間中は、原則として解約できません。
- 契約期間終了前に解約する場合、違約金が発生する可能性があります。
機種の変更の制限
- リース契約期間中は、機種の変更が難しい場合があります。
- 新しい機種が登場しても、すぐに導入できない可能性があります。
カウンター料金の設定の複雑さ
- カウンター料金は、機種、印刷モード（モノクロ/カラー）、印刷枚数、契約期間などによって異なります。
- 複雑な料金体系を理解する必要があります。
印刷コストの意識の低下
- カウンター料金にトナー代が含まれているため、印刷コストの意識が低くなる可能性があります。
- 無駄な印刷が増え、コスト増につながる可能性があります。

カウンター料金の請求サイクル

カウンター料金は、一般的に1ヶ月ごとに集計され、翌月に請求されます。ただし、リース会社や契約内容によっては、3ヶ月ごとや6ヶ月ごとなどの請求サイクルが設定されている場合もあります。

カウンター料金の請求額の計算式

カウンター料金の請求額は、以下の計算式で算出されます。

(モノクロ印刷枚数 × モノクロカウンター単価) + (フルカラー印刷枚数 × フルカラーカウンター単価) 
= カウンター料金

例えば、

モノクロカウンター単価：3円
フルカラーカウンター単価：20円
モノクロ印刷枚数：1,200枚
フルカラー印刷枚数：1,000枚

の場合、カウンター料金は以下のようになります。

(1,200枚 × 3円) + (1,000枚 × 20円) = 3,600円 + 20,000円 = 23,600円

このように、フルカラー印刷の枚数が増えると、カウンター料金が大幅に増加することが分かります。

各メーカーのカウンター料金相場

カウンター料金はメーカーや機種、契約内容によって異なりますが、一般的な相場は以下の通りです。

メーカー	モノクロ	フルカラー
ゼロックス	3.5円	25円
キャノン	3円	20円
リコー	3円	25円
コニカミノルタ	2.5円	18円
シャープ	2円	20円
東芝テック	2円	15円
京セラ	1.8円	15円
ムラテック	3円	25円

※上記はあくまでも目安であり、実際の料金は販売店や契約内容によって異なります。

カウンター料金を最適化するポイント

印刷枚数の把握: 過去の印刷枚数データを分析し、将来的な印刷枚数を予測しましょう。
複数社からの見積もり比較: 複数のリース会社から見積もりを取り、カウンター料金や契約内容を比較検討しましょう。
契約内容の確認: 契約期間、解約条件、機種の変更など、契約内容をしっかりと確認しましょう。
印刷ルールの設定: 社内で印刷ルールを設け、無駄な印刷を削減しましょう。両面印刷やモノクロ印刷を推奨する、印刷前にプレビューを確認するなど、具体的なルールを定めましょう。
印刷管理システムの導入: 印刷枚数を管理と制限できるシステムを導入することで、コスト削減とセキュリティ向上を図りましょう。ユーザー認証や部門別印刷枚数制限など、様々な機能を持つシステムがあります。
適切な機種の選択: 印刷枚数や用途に合わせて、適切な機種を選びましょう。カラー印刷の必要性がない場合は、モノクロ専用機を導入するのも一つの方法です。
省エネモードの活用: 複合機の省エネモードを活用することで、消費電力を抑え、コスト削減に貢献できます。

大型複合機の選び方

大型複合機を選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。

印刷速度: 1分間に何枚印刷できるかを確認しましょう。業務量に合わせて適切な印刷速度を選びましょう。
印刷品質: 必要な解像度を満たしているかを確認しましょう。写真やグラフィックなどを印刷する場合は、高解像度な機種を選びましょう。
機能: 必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。FAX機能やファイリング機能など、必要な機能をリストアップしておきましょう。
サイズ: 設置スペースに収まるかを確認しましょう。設置場所の広さや重量制限などを事前に確認しましょう。
ランニングコスト: トナー代やカウンター料金などを考慮しましょう。長期的な視点でコストを比較検討しましょう。
メーカー: 信頼できるメーカーの製品を選びましょう。アフターサービスやサポート体制も重要な選定基準です。
サポート体制: 充実したサポート体制があるかを確認しましょう。トラブル発生時の対応やメンテナンスの充実度などを確認しましょう。
セキュリティ: 必要なセキュリティレベルを満たしているかを確認しましょう。機密情報を取り扱う場合は、高度なセキュリティ機能を搭載した機種を選びましょう。
環境性能: 省エネ性能や環境負荷などを考慮しましょう。環境に配慮した機種を選ぶことで、企業の社会的責任を果たすことができます。
カラー印刷のニーズ: カラー印刷の頻度や求める品質に応じて、適切な機種を選びましょう。カラー印刷の品質を重視する場合は、高画質・高精細な印刷が可能な機種を選びましょう。
導入形態: 購入、リース、レンタルなど、様々な導入形態があります。それぞれのメリット・デメリットを比較検討し、最適な導入形態を選びましょう。

大型複合機の導入事例

企業: 多くの企業では、業務効率化やコスト削減のために大型複合機を導入しています。例えば、営業部門では、顧客に提出する提案書や資料をスピーディーに作成するために、高画質・高速印刷が可能な大型複合機を活用しています。また、人事部門では、従業員情報や給与明細などを安全に管理するために、セキュリティ機能が充実した大型複合機を導入しています。
学校: 学校では、教材作成や事務処理に大型複合機を活用しています。例えば、教師は、授業で使用するプリントやテストを大量に印刷するために、高速印刷が可能な大型複合機を利用しています。また、事務職員は、生徒の成績表や出席簿などを効率的に管理するために、スキャン機能やファイリング機能が充実した大型複合機を導入しています。
官公庁: 官公庁では、書類作成や情報共有に大型複合機を利用しています。例えば、窓口業務では、住民票や印鑑証明書などを発行するために、高画質印刷が可能な大型複合機が使用されています。また、行政内部では、政策立案や情報公開に必要な資料を効率的に作成・管理するために、ネットワーク対応の大型複合機が導入されています。

大型複合機の最新トレンド

クラウド連携: クラウドサービスと連携することで、データの共有や保管が容易になります。例えば、スキャンしたデータをクラウドストレージに保存したり、クラウド上の文書を直接印刷したりすることができます。
モバイル連携: スマートフォンやタブレット端末から印刷やスキャンができるようになります。外出先からでもオフィスの複合機を利用することができ、業務の柔軟性を高めます。
セキュリティ強化: 生体認証や顔認証など、より高度なセキュリティ機能が搭載されています。なりすましや不正アクセスを防止し、機密情報を保護します。
AI機能の搭載: AI機能を搭載することで、業務効率化や自動化が進んでいます。例えば、AIが文書の種類を自動的に判別し、最適な設定でスキャンしたり、印刷ミスを自動的に検知して修正したりすることができます。